郵便局の自動払込み契約でお支払いいただいた、お金の処理についてお知らせします。
平成17年度は、3月末に2戸の方が未払いとなり、また昨年12月には通帳変更の2名が郵便局パソコンへの 入力が遅れ、それが原因で全体の計算が合わなくなりました。全体から見れば小さな事ですが、 訂正のためにはかなりの労力を使いました。いずれも4月上旬までにはお支払いくださいました。 今後ともよく注意をして集金事務を実施してまいります。

1. 支払う金額 　一戸当たり毎月支払う金額は、管理費5,000円、修繕積立金11,000円、駐車場分担金8,500円（大・中）8,000円（小）、 外部居住者負担金300円、地域活動費300円（４ヶ月毎に1,200円階段委員が集金）。 　郵便局で扱う戸別の払込み額はそれぞれの事情によって、次の7通りになります。

1. 16,000円　（管理費・修繕費）
2. 24,500円　（管理儀・修繕費・大中駐車場分担金）
3. 24,000円　（管理費・修繕費・小駐車場分担金）
4. 16,300円　（管理費・修繕費・外部居住者負担金）
5. 8,500円　（大中型駐車場のみ）
6. 8,000円　（小型駐車場のみ）
7. 特別の場合　（未納分加算等、多様な金額になる）

2. 通帳の登録
　新しく入居された方は、勿論何らかの事情で通帳の変更をする場合は登録が必要です。 利用する貯金通帳を決めて、その通帳の名義人、記号と番号を届けます。この時、片仮名で 登録するので読み方が間違っていると、郵便局のパソコンに入力しても引落しができません。

3.　毎月実施する会計作業 　正確に集金事務を遂行するために、次のような11の手順を実行しています。

1. 「集金チェック表」により当月の変更者の確認をする。この表は変更者のみの表。
2. 「集金表」の当月分を作成する。380戸と駐車場分担金支払い者、戸別の金額を確認し変更箇所の記入をする。
3. 「自動払込み合計表」郵便局の様式により、上記「2」をパソコンに打ち込み、作成したリストを毎月5日後に 郵便局に提出する。
4. 「磁気媒体データ伝送」 上記「3」のリストをフロッピーに入力して、上記「3」のリストと一緒に提出する。
5. (第1回処理) 毎月10日に郵便局で自動払い処理が行われる。
6. 「自動払込総括表」として処理の結果が送られてくる。
7. 「不納者」が毎月10人前後で、この方達に貯金残高不足により不納になったというお知らせを出す。
8. (第2回処理) 毎月25日前後に行われる。
9. 処理結果の通知が27日前後に届く。
10. 当月の未納者の確定により、その方達に次月に加算する旨を通知する。
11. 「集計チェック表」の作成は、未納者とその他の都合による変更者をリストに載せる。集計チェック表のチャックポイントは次の通りです。

• ・ 引越しによる退去者と入居者の氏名と日付
• ・ 支払い者変更の通帳名義人の確認
• ・ 駐車場分担金の解約と新契約
• ・ 前月未納の今月加算分の確認
• ・ 前月加算分入金による、今月のその除去の確認

4. 勘定科目別に入金します
　16,000円のうち、5,000円は一般会計の収入へ。11,000円は、修繕積立金会計の収入へ入れます。 駐車場分担金は分担金会計の収入へ。外部居住者負担金は一般会計の収入へそれぞれ入金します。 地域活動費4ヶ月分1,200円は、階段委員により集金され地域活動費会計の収入へ入金します。 以上のように実施しております。今のところ 98%の方がこのような仕組みにご協力くださいまして 順調に推移しております。

“毎月9日には、通帳が残高不足でないようにご確認をお願いいたします。”